Sėkmės istorijos

apie tai, kaip popieriniai dokumentai paverčiami elektroniniais, o atsibodusi ir rutininė darbo dalis - sistemos atliekamu automatizuoti procesu

Nacionalinėje mokėjimo agentūroje (NMA) įdiegta motyvacinė taškų kaupimo sistema.   Sistema skatina tarpusavio komunikaciją, proaktyvumą, skatina žmonių visuomeniškumą, kūrybingumą, bei dalinimąsi idėjomis. O svarbiausia – padeda jaustis reikalingiems, naudingiems, suprastiems, bei padeda etiškai įvertinti vieniems kitus. Smagiausia tai, kad darbuotojas pats pasirenka apdovanojimą ir tam nereikia vadovo pritarimo. Sistema veikia SharePoint aplinkoje, prieinama intranetu.
TAŠKŲ SKYRIMAS. Sistema kas mėnesį suteikia taškus, kuriuos gali padovanoti kolegoms. Nepanaudoti taškai išnyksta. Kitą mėnesį suteikiami nauji. Sistemos suteikti taškai gali būti tik dovanojami – sau jų negali pasilikti.

„BŪK GERAS KOLEGA“. Sistemos suteiktus taškus kiekvienas darbuotojas gali dovanoti bet kuriam iš kolegų, nurodydamas už ką juos skiria.

TAŠKAI UŽ IDĖJAS. Grupė žmonių, atsakingų už idėjų rinkimą ir administravimą, naujos idėjos autoriui taip pat gali dovanoti taškus.

TAŠKAI UŽ VISUOMENINĘ VEIKLĄ. Jei darbuotojas yra visuomeniškas, socialiai aktyvus ir atsakingas, proaktyvus, jis taip pat už savo veiklą gali būti giriamas ir apdovanojamas taškais. (Apdovanojimus skiria atsakingieji už socialinę veiklą organizacijoje).

APDOVANOJIMAI. Kiekvienas darbuotojas dovanojamus taškus gali  kaupti visus metus. Ir bet kada tuos taškus gali iškeisti į prekes / paslaugas vidinėje NMA parduotuvėje. Pavyzdžiui, už tam tikrą kiekį taškų, NMA darbuotojai gali gauti mėnesiui ar dviems automobilio parkavimo vietą prie centrinio pastato.

Nacionalinė mokėjimo agentūra prie Žemės ūkio ministerijos (NMA) – vienintelė akredituota institucija, administruojanti paramos priemones žemės ūkiui, kaimo plėtrai ir žuvininkystei.
Grupėje atsisakyta įprastų vidinių popierinių dokumentų ir jų kūrimo bei vizavimo procedūrų. Jie pakeisti elektroniniais.
Platforma: Microsoft SharePoint Foundation 2013;
Centralizuota – bendra visoms įmonėms, priklausančioms grupei;
Lengvai plečiama neribotu įmonių, prijungiamų prie sistemos, skaičiumi. 
GUDRI SISTEMA. Įsakymai,  atostogų prašymai kuriami elektroniniu būdu. Įdomu, kad sukūrus dokumentą, galima suformuoti užduotis visiems, vienam darbuotojui ar jų grupei. Sistema saugo sukurtas užduotis kiekvieno darbuotojo užduočių aplanke, rūšiuoja pagal atlikimo termino laiką, bei primena apie užduotis, kurias vėluojama atlikti. Beje, sistema automatiškai  pratęsia užduoties atlikimo trukmę, jei terminas sutampa su savaitgaliu.

NESTANDARTINIS ASPEKTAS – yra tai, kad SharePoint Foundation (nemokamoje versijoje) sukurtas funkcionalumas, kurio nebūna net ir mokamoje SharePoint Server versijoje: sukurta bendra visų įmonių darbuotojų duomenų bazė, joje atkartotos priklausomybės grupėms bei  darbuotojų ryšiai tarp grupės įmonių. Visa kontaktinė informacija prieinama vienoje vietoje.

EINATE ATOSTOGŲ? Sistema formuodama atostogų prašymus automatiškai pati perskaičiuoja atostogų trukmę, jei į planuojamų atostogų laikotarpį patenka valstybinės šventės ar kitos nedarbo dienos. Taip pat suformuoja užduočių rinkinius išeinančiam atostogų ir jį pavaduojančiam.

 Tarptautinė įmonių grupė „Modus grupė“ veiklą vykdo keturiose pagrindinėse veiklos srityse: automobilių pardavimo ir jų techninio aptarnavimo, automobilių nuomos paslaugų, nekilnojamojo turto vystymo ir energetikos.
Grupei priklauso daugiau nei 20 skirtingą veiklą vykdančių įmonių Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje ir Baltarusijoje. Jose daugiau nei 369 darbuotojai.
Sudėtingi darbuotojų ir įmonių ryšiai bei hierarchinė struktūra.   Įmonių grupė sparčiai auga, todėl sukurta sistema turi būti lengvai plečiama.
Naudojant SharePoint ir kitas technologijas, jungtinėje veikloje su partneriais, suprojektuota IS, kurios platforma apjungia 6 švietimo registrų, duomenų bazių, duomenų mainų ir AIKOS svetainės funkcijas.
Svetainės administratoriams sukurtos galimybės lengvai plėsti ar diferencijuoti bet kurios svetainės dalies funkcijas, o svetainės lankytojams – naudotis įvairiomis personalizuotomis paslaugomis.
INDIVIDUALIZUOTA ERDVĖ LANKYTOJAMS: Susikuria tiek vidinių puslapių, kiek nori. Tokio turinio, kokio nori. Suformuoja CV iš registrų duomenų. Per sistemą pateikia dokumentus stojimams. Prenumeruoja naujienas. Dalinasi CV duomenimis su kolegomis, potencialiais darbdaviais ir kt.

SKIRTINGI PROFILIAI: norintiems stoti į aukštesniąsias ir profesines mokyklas, norintiems persikvalifikuoti; vaikams ir suaugusiems.

PAPRASTA ADMINISTRATORIAMS: Lengva plėsti, keisti ar diferencijuoti funkcionalumą bet kurioje svetainės funkcinėje dalyje. Platforma apjungia švietimo registrų, duomenų bazių, duomenų mainų ir AIKOS svetainės funkcijas. 

AIKOS 2 ─ atvira informavimo, konsultavimo ir orientavimo sistema, plačiam vartotojų ratui teikianti informaciją, kurios pagrindas ─ valstybinės, žinybinės ir kitos duomenų bazės bei registrai.

AIKOS paskirtis ─ padėti Lietuvos asmenims pasirinkti paklausią specialybę (kurią galima įgyti pirmą kartą ar persikvalifikuoti Lietuvos ir Europos aukštosiose ir profesinėse mokyklose) kaupiant, apdorojant bei patogia forma pateikiant informaciją apie mokymosi galimybes.

 Dokumentų valdymo sistema sumodeliuota SharePoint Foundation platformoje pagal svarbiausią organizacijos poreikį –  organizuoti dokumentus pagal dinamiškai besikeičiančias veiklos sritis.
Jei veiklos šaka būtų parduodama,  reorganizuojama, atsirastų nauja ir t.t. – valdybai būtų paprasta turėti ir valdyti visus  susijusius dokumentus.

Dabar yra šios, skirtingos veiklos šakos: informacinės technologijos, nekilnojamas turtas, žemės ūkio paskirties žemė, naujai įsteigti privataus kapitalo ir investiciniai fondai.

DOKUMENTŲ TIPAI. DVS administruoja registruojamus (gaunamus ir siunčiamus),  neregistruojamus (daugiau nei 12 dokumentų tipų) dokumentus, taip pat pirkimų, susirinkimo protokolų ir užduočių dokumentus.

PROTOKOLAI PAPRASČIAU. Kuriami susirinkimų protokolai turi funkcinę galimybę būti generuojamais iš prieš tai buvusio susirinkimo protokolo.

VERSIJAVIMAS.Tam tikros kuriamų dokumentų grupės visuomet yra automatiškai versijuojamos, t.y. iki kol sukuriamas ir patvirtinamas galutinis dokumentas, saugomos tarpinės dokumento versijos.

BIBILIOTEKA. Pagrindinėje DVS svetainėje sukurta dokumentų biblioteka, į kurią iš senosios sistemos numigruoti dokumentų failai su metaduomenimis.

LENGVA ADMINISTRUOTI. Tokia sistemos architektūra lengvai plečiama be papildomų investicijų į programavimo darbus ir lengvai pertvarkoma pagal dinamiškos organizacijos poreikius iš karto.

AB „Invalda LT“ yra viena didžiausių turtą valdančių ir investuojančių bendrovių Lietuvoje. „Invaldos LT“ akcijomis yra prekiaujama NASDAQ OMX Vilnius biržoje nuo 1995 m., o bendrovių „INVL Baltic Farmland“, „INVL Technology“ ir „INVL Baltic Real Estate“ – nuo 2014 m. birželio 4 d. Nuo įsteigimo „Invalda LT“ įgyvendino keletą dešimčių įmonių įsigijimo ir pardavimo, kapitalo pritraukimo sandorių, kurių bendra vertė – apie 4 mlrd. litų.
Organizacijos pagrindinis rūpestis – valdyti išduotą ITT įrangą ir su ja susijusius gerovės paketus (telefonas, pokalbių planas ir limitas, galimybė telefonu mokėti už stovėjimą, automobilio stovėjimo aikštelė ir t.t.) migruojant darbuotojams tarp skyrių, padalinių, išeinant iš darbo, o taip pat planuojant investicijas į ITT įrangos atnaujinimą.

Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise pagrindu sukurtas ir su kitomis sistemomis suintegruotas modulis atliekantis registro, ataskaitų ir apklausų funkcijas.

ATKARTOTA HIERARCHINĖ STRUKTŪRA. SharePoint Server 2010 Enterprise platformoje sukurtas organizacijos hierarchinę struktūrą atkartojantis darbuotojų darbo vietos apskaitos modulis, virtualiai prieinamas intranetu.

SUTVARKYTI IR MIGRUOTI HETEROGENIŠKI DUOMENYS. Atlikus pirminių duomenų auditą, skirtingomis Excel tipo duomenų lentelėmis pateikti duomenys standartizuoti ir importuoti į paruoštą klasifikatorių struktūrą SharePoint aplinkoje.

IŠMANUS REGISTRAS. Sukurtas modulis ne tik paskirtų darbo priemonių registras, tačiau atlieka išsamios analizės funkcijas, reikalingas investicijoms planuoti, bei geba atlikti darbuotojų apklausas.

 AB LESTO – Lietuvos elektros skirstomųjų tinklų operatorius (LESTO) – aptarnauja 1,609 mln. klientų visoje Lietuvoje. Šalyje veikia 35 klientų aptarnavimo centrai, o įmonių grupėje dirba  2386 darbuotojai.

Organizacijoje nėra centralizuotos, virtualiai prieinamos ITT resursų registracijos ir apskaitos sistemos, kuri atspindėtų aktualią informaciją einamuoju momentu. Tai ypač svarbu, kai reikia suvaldyti išduotas kompiuterines darbo ir ryšio priemones keičiantis darbuotojams ar jų pareigoms, o įrangai dėl personalo pasikeitimų migruojant tarp centrų ir padalinių. Sudėtingas investicijų į ITT įrangą planavimas.

Sunkiausiai atsiperka investicijos į tas IT sistemas, kuriomis nėra motyvacijos naudotis. Išanalizavome kaip iš tiesų vyksta projektai, kokie yra jų tipai ir kaip turėtų veikti sistema idealiu atveju, kad būtų patraukli naudotis net ir naujokams.

Jau neminint, kad reikėjo senąją sistemą permigruoti iš 2003 Project Server į 2013 Project Server ir sudiegti finansinės analizės bei skaidrumo įrankius.

AUDITAS. Esamos projektų valdymo sistemos ir dokumentacijos auditas.

MIGRACIJA PER VERSIJAS. Naujos PVS architektūros sukūrimas permigruojant iš 2003 Project Serverio į 2013 Project Serverį (reiškias per tris versijas) ankstesnės PVS duomenis.

IŠMANUSIS PROJEKTŲ PORTFELIS. Vienintelio Lietuvoje UMT 365 – totalaus finansinio skaidrumo, įžvalgų ir analizės įrankio diegimas. Jo dėka lengviau atsakyti į tokius klausimus kaip: į ką verta investuoti, kas apsimoka, o kas ne, kokie projektai pasitvirtina, kuriems reikia sumažinti kaštus, o kurie, nors kainuoja brangiai – greitai atsiperka.
.

 AB „Litgrid“, Lietuvos elektros perdavimo sistemos operatorius, palaiko stabilų šalies elektros energetikos sistemos darbą, valdo elektros energijos srautus ir sudaro sąlygas konkurencijai atviroje elektros rinkoje.
„Litgrid“ atsako už Lietuvos elektros energetikos sistemos integraciją į Europos elektros infrastruktūrą ir bendrą elektros rinką (pvz., strateginiai tarptautinių jungčių „NordBalt“ (Lietuva–Švedija) ir „LitPol Link“ (Lietuva–Lenkija) projektai).
 SharePoint platformoje sukurtas nuotolinio mokymosi modulis, ryšių su klientais, dokumentų, mokyklos resursų valdymo sistemos.  Taip pat  ISO procesus valdanti posistemė, bei IT pagalbos tarnyba.

Projekto dėka mokykla į mokymo ir administravimo procesus įvedė pažangias technologijas, taip įgyvendindama LR Švietimo ir mokslo ministerijos  rekomendacijas.

MULTIFUNKCINĖ SISTEMA. Sukurta informacinė sistema apima ne tik nuotolinio mokymo funkcijas, tačiau ir ryšių su klientais, dokumentų, mokyklos išteklių rezervavimo, ISO kokybės standarto valdymo sistemas. IT pagalbos tarnyba taip pat integruota.

REGISTRACIJA Į KURSUS IR AUTENTIFIKACIJA. Sukurta elektroninė registracija į kursus, tiek besimokantiems mokykloje, tiek tretiesiems asmenims. Autentifikacijos pagalba atskiri mokinių srautai yra lengvai suvaldomi ir susiejami su kontaktų ir klientų valdymo moduliu.

NUOTOLINIS MOKYMASIS REMIANTIS SCORM STANDARTU. Pritaikytas ir integruotas nuotolinio mokymosi modulis atitinkantis SCORM standarto reikalavimus. Jo pagalba mokiniai gali gauti naują paskaitų medžiagą, bei naujas užduotis ar egzaminus, kuriuos per sistemą teikia mokytojams, o jie tikrina ir įvertina, bei pateikia rezultatus mokiniui.

MINI REGISTRAI. Dokumentų valdymo sistemoje sukurti mini registrai: mokiniai, darbuotojai, mokinių ataskaitos, darbuotojų darbo pažymėjimų registras, pirkimai. Taip pat baigiamojo egzamino protokolai, SODROS pranešimai.

 Vilniaus geležinkelio transporto ir verslo paslaugų mokykla – vienintelė šalies profesinio mokymo įstaiga, ruošianti geležinkelio transporto sektoriaus darbuotojus.